https://spotify.design/article/how-spotify-organises-work-in-figma-to-improve-collaboration

مقدمة:

[Figma] إذا كنت مصمم منتجات رقمية أو مصمم تجربة مستخدم ولديك مشاكل في تنظيم ملفات العمل علي وأيضاً تواجه صعوبة في تحسين التعاون بين كل أعضاء فريقك؟ إذاً لنتطرق معاً إلي الحديث حول كيفية تغلب في القضاء علي مثل هذه الأنواع من التحديات [Spotify] فريق المصصمين لدي.

التحديات:

١. نقل كل ملفات الـ Products بما فيها هياكل الملفات والقواعد التي تساعدهم فى إدارة وتنظيم عملهم على Figma وهو مايعرف بمصطلح Migration.

٢.عدم وجود إستراتيجية وآلية تنفيذ يصطحبها تخطيط فعلي لمساعدتهم في تنفيذ تلك الخطوي الكبري.

إكتشاف المعوقات بين أعضاء الفريق:

قبل وضع إستراتيجية نقل الملفات!، بدأوا في إكتشاف مشاكلهم سوياً كأعضاء فريق وأيضاً أستلهموا من بعضهم أفكار لإيجاد حلول لكي تساعدهم فى تحديد طريقة عمل مناسبة لتحسن وترفع من مستوى التعاون بين كل مصمم والآخرعلى Figma.

وفى سعيهم لتحقيق تلك الرؤية وضعوا أمام أعينهم عاملين في غاية الأهمية حول طريقة عمل المصممين وهما (السرعة فى إنجاز المهام المطلوبة والجهد المبذول فى إنتاج تلك المهام)، حيث قاموا معاً بتحديد كل الأفتراضيات السلبية الممكنة التي قد تعيق تحقيق الهدف المراد الوصول إليه وهو ما أشرنا إليهم سابقاً، ويمكن أن نلخص تلك الأفتراضيات إلي أثنتين.

الأفتراضية الأولي :

كلما إزادت السرعة قلت رؤيتنا للأشياء وذلك ياخدنا لمثل شائع يقول

“When everything is visible”everything is invisible”

بمعني إن كان هناك ملف واحد يحتوي علي User Flow و Style Guide و Reports و Documentations وما إلى ذلك ، فالتالي ذلك سينعكس سلبياً على كفاءة ومجهود أعضاء الفريق أثناء العمل لأن أعضاء الفريق يعملون دخل ملف غير منظم تماماً.

٢. الأفتراضية التانية :

كلما إزداد عدد أعضاء الفريق إزدادت القواعد الخاصة بتنظيم العمل بين كل أعضاء الفريق وذلك أيضاً سيضع الفريق فى تحدى كبير في إنجاز المهام المطلوبة.

أكتشاف طرق العمل:

الإفتراضيات التي تم تحديها سابقاً وضعت أعضاء الفريق فى Spotify فى تحدى جديد ألا وهو كيفية تحقيق توازن بين الرؤية والسرعة التي تم الإشارة إليهما في جزء إكتشاف المعوقات بين أعضاء الفريق.

ولتحقيق هذه الموازنة بدأو في البحث على طريقة عمل تناسب كل النماذج العقلية أو الـ Mental Models لدي كل عضو من أعضاء الفريق وذلك بسبب أن الغالبية العظمي من الصممين يفكرون بشكل إستقلالى ومتفرد عن الآخرين، وهذا يعنى أ كل فرد داخل الفريق يفضل العمل بالطريقة التي تناسبه.

وللتغلب علي هذا وإيجاد حل يناسب كل المصممين!، بدأو في تنفيذ ورشة عمل يشارك فيها كل أعضاء فريق التصميم وحددوا فى البداية 5 مبأدئ أساسية ستكون بمثابة طريقة أو دليل يرشدهم بعد ذلك في الإتفاق على طريقة عمل تناسبهم جميعاً وأيضاً تحقق الرؤية الكبيرة التي تم ذكرها في السابق.

١. المبدأ الأول (Unifying أو التوحيد):

والمقصود بيها أنه لايجوز لعضو من أعضاء الفريق أ يكون منعزل عن باقى الفرق التانية داخل المؤسسة نفسها.

٢. المبدأ الثانى (Discoverable أو قابل للإكتشاف):

والمقصود بيها إن الملفات تكون سهل الوصول إليها مع إتاحة ذلك لكل أعضاء الفرق بالإضافة إلي تسمية الملفات بمسميات واضحة ومفهومة.

٣. المبدأ الثالث (Manageable أو قابل للإدارة):

والمقصود بهه أنه إذا تم إنشاء مساحات عمل فلا يجوز أن يكون بها عدد أعضاء فريق أكتر من اللازم لأن ذلك هيأثر بالسلب علي تنظيم طريقة العمل بين الأعضاء وعلي ملفات العمل وأيضاً على طريقة الوصول .

المبدأ الرابع (Sustainable أو مستدام):

هذا المبدأ يتشابه قليلاً مع المبدأ الثالث، في جزئية أن كل فريق يجب أن يلتزم بالسعة المحددة له من حيث عدد الأعضاء المسموح لهم بالعمل، بالإضافة إلي الإلتزام بحجم كل مشروع بحيث نتجنب التغيير المتكرر سواء لأعضاء كل فريق من المصميين أو للمشاريع الذين يعملون عليها ، بمعني أخر لو هناك Squad يحتوى على عدد محدد من المصممين ومناسبين لحجم المشروع الذي يعملون عليه في تلك الحالة لا يفضل زيادة عدد الفريق عن العدد السموح به.

المبدأ الخامس والأخير (Autonomous أو مستقل):

والمقصود به إن لكل فريق الحق في العمل بالطريقة المناسبة له بدون تدخل من أي فرد أخر خارج الفريق وكذلك لا يوجد فريق واصى على أي فريق أخر، وذلك لأنه لا يوجد طريقة عمل تناسب جميع فرق المصممين داخل Spotify لأن الـ Mentel Model أو النماذج العقلية لكل فرد مختلفة تماماً عن الأخر.

أمثلة لبعض أنشطة ورشة العمل والتي تم تطبيقها علي كل فرق المصميين

نتائج ورشة العمل:

ونتيجة لورشة العمل التي نُفذت بين أعضاء فريق التصميم!، الوصول إلي 3 قرارات رئيسية:

١.ال Teams (الفرق): ستكون مقسمة طبقاً للمنتجات التي تُبني داخل الشركة، بمعني آخر أن كل فريق صغير سيكون جزء من فريق كبير خاص بالعمل علي المشروع الذي تعم تعينه لهم.

٢. ال Projects (المشاريع): ستكون مقسمة طبقاً لميزات كل منتج.

٣. الـ Specs (المواصفات): ستكون متمركزة داخل كل مشروع لكل فريق تم تعينه للعمل علي هذا المشروع.

مثال علي تطبيق نتائج ورشة العمل

متابعة تطبيق النتائج والعمل علي تحسينها بشكل مستمر:

طرق العمل في Figma

بعد تطبيق نتائج ورشة العمل في ساحة العمل، وضعت Spotify بعض القواعد وبدأت في تطبيقها وتنبي تعلمها للمصممين القدامي وأيضاً للمصممين الجدد اللذين يأتون كفترة تدريب داخل الشركة وتم تطبيق ذلك النهج لمدة 3 شهور وحقق نجاح كبيروأدي ذلك إلي رفع مستوي التعاون بين المصممين وتحسين إنتجايتهم في بيئة العمل، وقرروا المصممين في Spotify العمل علي تحسين هذا النظام بشكل دائم ومستمر من خلال تحصيل الفيدباك من المصممين وتتطبيق بعض التجارب المختلفة بشكل متكرر بين الحين والآخر، وأوصوا مصممين Spotify مخاطبين غيرهم من مجتمع المصممين بأن إذا واجه أحد منهم مشكلة في تحسين التعاون وتنظيم العمل في فريقه داخل المؤسسة أو الشركة التي يعمل بها فعليه بإنشاء فريق مستخدماً قواتهم الخارقة والمراد بها هنا إستغلال وتوظيف خبرة كل فرد في الفريق بشكل صحيح للوصول إلي أفضل طريقة عمل ترفع من مستوي التعاون بين كل أفراد الفريق.

رابط ملف Figma حول تطبيق طرق العمل بين فرق التصميم https://www.figma.com/community/file/832911648132248625

الملخص:

في النهاية يمكننا تلخيص المقالة بالكامل في 5 نقاط فقط:

فريق التصميم داخل Spotify يشارك معنا في هذه المقالة بعض التحديات والمشاكل اللي كانت تواجهم في نقل العمل علي Figma.

أكبر تحدي كان واجهوا هو تحسين التعاون بين كل المصممين داخل كل فريق من المصممين مع الحفاظ علي السرعة والجهد في سير العمل بين مصمم والآخر.

المقال يناقش كيف حدد فريق التصميم هدفه وكيف وضعوا مجموعة من المباديء لتوجيه أفكارهم بعد ذلك.

أسكتشف فريق التصميم إختيارات مخلتفة ومتعددة لموازنة الرؤية والسرعة من خلال تطبيق ورش عمل تعمل علي أختبار أفكارهم.

إستطاعوا الوصول لطريقة جيدة ساهمت في تنظم العمل بين كل فرق المصممين من خلال ال Products التي يتم بنائها والمشاريع من خلال ال Features ، وتحديد مركزية المواصفات داخل كل مشروع لكل فريق بشكل مستقل عن الفريق الآخر، وبالتبعية هذه الطريقة أدت إلي تحسين العمل بين جميع فرق المصممين وتسهيل التعاون بينهم مع الحفاظ علي إستقلال كل فرق عن الأخر.